Полное руководство по управлению проектами
Что такое управление проектами? Это согласование процессов, инструментов, участников команды и навыков с целью выпускать проекты, которые соответствуют поставленной цели и даже превосходят ваши ожидания.
Вы с командой готовитесь взяться за масштабный проект. Ваша работа похожа на выстраивание длинного ряда костяшек домино — здорово, когда они эффектно укладываются по цепочке, и обидно, если что-то пойдет не так всего лишь из-за одного элемента.
Такие проекты — всегда смелое и увлекательное начинание. Вам может не терпеться взяться за дело. Может быть, вы скрестите пальцы на удачу, чтобы все сложилось само собой? Или потрете волшебную лампу, чтобы попросить помощи у джинна?
Сообщите нам, если вдруг эта магия сработает! И все же в реальности лучшим рецептом успеха в работе над крупным и немного пугающим проектом — умение эффективно им управлять.
Что такое управление проектами и почему это важно?
Методики управления проектами
Вы, наверное, слышали, что «все дороги ведут в Рим». Нет единого рецепта для крутых проектов. И здесь вам пригодятся методики управления проектами. Это наборы правил, принципов и процессов по управлению проектами.
Слово «методика» может навевать скуку, но на самом деле здесь есть возможности для инноваций. Важно заметить, что часто команды и компании не полагаются только на одну методику, а комбинируют их. Какой бы подход вы ни выбрали, он должен способствовать формированию устойчивой культуры прозрачности.
1. Каскадная модель управления проектами
Если говорить о традиционном, поэтапном управлении проектами, то это — каскадная модель. По этой методике работа над проектом разбивается на этапы. Когда заканчивается один, начинается другой. Этапы не пересекаются во времени.
Этот метод стоит применять для длительных проектов с однозначными сроками и строгим порядком выполнения.
Обычно применяется в строительстве. Для постройки дома необходима четкая последовательность действий. Например, нельзя возвести крышу, пока не залит фундамент.
2. Управление проектами по гибкой методологии Agile
Подход к управлению проектами по методике Agile итеративный и более гибкий, чем каскадный. Командам DevOps рекомендуют разбивать проекты на части, которые можно выполнить за короткий промежуток времени (спринт). После каждого спринта команда снова оценивает текущую работу и вносит любые необходимые коррективы, чтобы не отклоняться от цели.
Scrum
Управление проектами по системе Scrum — одна из самых популярных методик Agile, используемых руководителями проектов. Как и Agile, она основана на постоянном совершенствовании. Scrum можно использовать, чтобы настроить мышление в соответствии с принципами Agile и практиковать их в повседневном общении и работе.
Этот метод стоит применять для нечетко определенных проектов, требующих гибкости.
Обычно применяется в разработке ПО. Эта методика впервые стала использоваться в этой сфере и позволила разработчикам создавать высококачественное ПО благодаря регулярному тестированию и корректировке.
3. Бережливое управление проектами
Если вы слышали о принципах бережливого производства, то знайте, что на них основано и бережливое управление проектами. Цель этой методики — увеличить выпуск и ценность продукта с минимумом потерь. Чтобы использовать методику, нарисуйте схему потока создания ценности, который представляет собой действия по выполнению проекта. Затем тщательно исследуйте поток, чтобы найти и устранить действия, которые не добавляют ценности. Так вы упростите и оптимизируете процесс работы над проектом, сделав его максимально эффективным.
Kanban
Kanban — это особая реализация бережливого управления проектами. Задачи проекта визуально представлены на доске Kanban, что позволяет участникам команды видеть состояние каждой задачи в любой момент времени.
Этот метод стоит применять для проектов, которые требуют быстрой поставки результатов.
Обычно применяется в материальном производстве. При производстве материальных товаров важно допускать как можно меньше непроизводительных потерь, чтобы сократить расходы и увеличить прибыль. Вот почему этот подход так популярен в производстве, особенно в автомобильной промышленности.
5 этапов процесса управления проектами
Представьте, что запускаете проект с нуля. Управление проектом начинается не с отметок напротив выполненных задач в контрольном списке. Для начала нужно заложить фундамент.
Исходя из этих соображений, Институт управления проектами (PMI) выделил пять четких этапов управления проектами.
Этап 1. Инициация
Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создавать стратегию по выполнению проекта, нужно получить поддержку заинтересованных сторон. Для этого нужен устав проекта, в котором излагается бизнес-задача проекта для подтверждения. Мы рекомендуем использовать вместо устава карту проекта, потому что этот формат удобнее для восприятия, легче и быстрее читается. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы:
- Каков бизнес-сценарий проекта? (Вам поможет наш шаблон стратегического плана.)
- Осуществим ли проект?
- Стоит ли за него браться?
Проще говоря, на этом этапе, прежде чем вкладывать ресурсы, вы решите, стоит ли вообще начинать проект.
Отличный способ начать подобное обсуждение — инсценировка краха, мысленное упражнение, в ходе которого нужно представить, что может пойти не так, и решить, как это предотвратить.
Этап 2. Планирование
Если вы решите двигаться дальше, то перейдете к этапу планирования. Здесь вы разработаете подробный план проекта, которому с благодарностью будет следовать вся команда. Планирование необходимо для предотвращения расширения области проекта. Поможет наш шаблон списка задач. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.
- Какова цель проекта?
- Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
- Какова область проекта?
- Каков бюджет?
- Каковы риски?
- Кто из команды будет задействован?
- Какие задачи будут стоять?
- Какие контрольные точки нужно пройти?
На этом этапе вы убедитесь, что ожидания всех участников команды в отношении проекта совпадают, прежде чем начать работу. Если вам кажется, что вы увязли в деталях, то это не так. К тому же помогут методы стратегического планирования.
Этап 3. Выполнение
Возьмите кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! Закатайте рукава и приступайте к заданиям, руководствуясь планом проекта. На этапе выполнения вы будете делать следующее.
- Распределять ресурсы.
- Контролировать выполнение заданий исполнителями.
- Проводить планерки.
- Настраивать системы отслеживания.
На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.
Этап 4. Мониторинг
Одно наличие плана не гарантирует, что все сложится само собой. План может быть похож на личный бюджет, который бесполезен, если не следить внимательно за денежными тратами.
Поэтому необходимо контролировать ход работы над проектом, чтобы оставаться на верном пути. Необходимо сравнивать KPI проекта с целевыми значениями, определенными на этапе планирования.
Что делать, если вам кажется, что работа над проектом зашла не в то русло или произошло расширение области проекта? Проведите переоценку. Вы можете пересмотреть свои действия либо сам план проекта. Этим и хорош мониторинг — проведением регулярных контрольных оценок.
Этап 5. Завершение
На этом этапе вы доработаете любые шероховатости. Нужно сделать следующее.
- Провести ретроспективу для оценки проекта.
- Подготовить итоговый отчет по проекту.
- Сбор и хранение необходимой проектной документации в безопасном месте. (В качестве пространства для совместной работы над документами отлично подойдет Confluence.)
С помощью этих действий вы подведете официальную черту под проектом, а кроме того, обеспечите простой доступ к результатам и наработкам на случай такой необходимости в будущем.
7 советов по успешному управлению проектами
Даже если вы придерживаетесь всех описанных выше этапов, на этом дело не заканчивается. Есть еще несколько рекомендаций, которые помогут сделать работу над проектом максимально беспроблемной.
Собрание по запуску проекта
На собрании по запуску проекта вы поставите цели, подробно опишете сроки и введете всех в курс дела. В этом вам поможет наш шаблон повестки командного собрания.
Неважно, что команда уже сейчас готова ринуться в бой. Не пропускайте эту встречу. Вы заблаговременно устраните любую путаницу и сплотите команду вокруг общей цели.
Учет зависимостей в заданиях и ресурсах
Помните о цепочке домино и похожих на нее проектах? Это сравнение особенно актуально для крупных междолжностных проектов. Например, Дарья не может создать графические материалы, пока не получит контент от Дениса (зависимость заданий). Или Константин не может воспользоваться ПО, пока общую лицензию не освободит Дмитрий (зависимость ресурсов).
Задания проекта не существуют в изоляции — они могут зависеть друг от друга. Об этом важно помнить.
Когда все задания и ресурсы взаимосвязаны, нужно понять, как их правильно организовать. Иначе цепочка домино может застрять.
Определение критического пути
Определение критического пути позволит предотвратить отставание от графика. Термин может вызывать ассоциации с фильмом-блокбастером, но на самом деле означает лишь самую длинную последовательность действий по выполнению проекта, зависимых друг от друга. Если вы столкнетесь с препятствием на пути или возникнет задержка, конечные сроки проекта окажутся под угрозой.
Критический путь позволяет найти в графике места для маневра и моменты, когда нужно во что бы то ни стало придерживаться заданных сроков.
Реалистичный график
Недооценка времени, необходимого на выполнение заданий, — распространенное явление, которое может вызвать серьезные упущения в графике.
Для проверки опирайтесь на графики предыдущих проектов. Если есть возможность, используйте ПО для учета рабочего времени, чтобы определить, сколько времени обычно занимает то или иное задание. Кроме того, попросите сотрудников проверить свои графики.
Использование ПО для управления проектами
Если участники команды разбирают бесконечные электронные переписки, чтобы найти нужную информацию, затягивание сроков неизбежно.
Вот почему удобно хранить документацию в ПО для управления проектами (например, в Jira) и организовывать работу над проектом в ПО для управления знаниями (например, в Confluence). Этапы и задания проекта станут более наглядными, коммуникация будет вестись централизованно, а команда получит единый достоверный источник информации.
Четкие роли и обязанности
Чтобы отдача от команды была максимальной, ее участники должны делать именно то, для чего их пригласили в проект. Они должны понимать, каковы их роли и ожидаемый вклад.
Четкое распределение обязанностей настроит команду на достижение цели и внушит чувство личной ответственности. Кроме того, никто не будет наступать друг другу на пятки, а вы сможете сыграть на сильных сторонах каждого из сотрудников. Методика RACI — популярный способ распределения ролей и обязанностей. Аббревиатура RACI означает Responsible (Исполнитель), Accountable (Ответственное лицо), Consulted (Консультант) и Informed (Информируемое лицо). В Confluence эта методика выглядит немного иначе и называется DACI, где «D» означает Driver (драйвер).
Процесс совместной работы
Единоличное управление проектом может привести к перенапряжению, поэтому лучше привлекать других участников команды. Кроме того, свежий взгляд на план проекта даст возможность оценить реалистичность графика и обнаружить упущенные из виду зависимости. Командный мозговой штурм — отличный способ поделиться идеями и обсудить их. Вот несколько советов по проведению эффективного сеанса мозгового штурма.
Даже если ваша команда работает по удаленной или гибридной модели, не поддавайтесь искушению планировать проекты в одиночестве. Подключайте команду, чтобы вместе найти самые разумные решения и дать коллегам почувствовать причастность к общему делу. В этом вам поможет наш шаблон для проведения мозгового штурма.
Ключевые участники проектной команды
Каждый проект должен начинаться с определения ролей и обязанностей. Четкое понимание своих ролей в начале проекта настраивает команду на успех и помогает уложиться в сроки. В проекте бывают следующие роли.
- Менеджер проекта. Контролирует работу над проектом в целом и отвечает за его успех.
- Куратор проекта. Руководитель высшего звена, который поддерживает проект и тесно взаимодействует с менеджером проекта.
- Участник команды. Непосредственно выполняет задания проекта.
- Поставщик. Поставляет необходимые товары и услуги.
- Заинтересованная сторона. Лицо, заинтересованное в проекте. Выделяют две группы таких лиц.
- Основная заинтересованная сторона. Выполняет непосредственную работу и активно участвует в проекте.
- Неосновная заинтересованная сторона. Может иногда посещать собрания и вносить небольшой вклад в работу над проектом, не принимая ключевых решений.
На что обращать внимание при оценке программного обеспечения для управления проектами
Выбор подходящего программного обеспечения для управления проектами может оказаться непростой задачей. Чтобы ваша команда получила максимальную отдачу от инструмента управления проектами, рекомендуется найти решение со следующими возможностями.
- Календарь с общим доступом для отслеживания контрольных точек и сроков проекта
- Совместный доступ к файлам и документам для удобства совместной работы
- Создание списков заданий и назначение заданий участникам команды
- Отслеживание выполнения проекта и создание отчетов
- Упрощение и оптимизация коммуникации между участниками команды и заинтересованными сторонами
- Оценка продолжительности и бюджета проекта
- Возможность комментирования заданий и предоставления отзывов участниками команды
- Создание автоматических напоминаний и уведомлений
- Настройка шаблонов проектов для оптимизации их создания
- Управление ресурсами и рабочей нагрузкой
- Отслеживание проблем и рисков
- Управление запросами на изменение
- Создание подробных отчетов
- Мониторинг производительности по проекту
Зачем использовать Confluence для управления проектами
Confluence выделяется на фоне конкурентов как коллективный центр знаний, который расширяет возможности управления проектами с помощью тысяч шаблонов, сценариев и интеграций, обеспечивающих максимальную гибкость и масштабируемость.
Объединяйте инструменты и централизуйте работу
С Confluence вы получаете инструменты для управления знаниями, задачами и проектами, а также возможности для командной работы. Встройте доску Trello для управления проектами по системе Kanban, как компания Sprout Social. Или интегрируйте Confluence с Jira Work Management, чтобы использовать agile-подход к управлению проектами, как компания Castlight Health. В Jira очень просто планировать, отслеживать проекты и управлять ими. А Confluence повысит прозрачность и позволит централизованно хранить связанные с проектом обсуждения и ресурсы.
Масштабируйте по мере роста команды и компании
Решение Confluence разработано для активации управления проектами в технических и бизнес-командах, а также малом бизнесе, удаленных командах и компаниях уровня корпораций. Масштабируйте с помощью неограниченного количества экземпляров, чтобы обеспечить организационную независимость, разделить данные из соображений безопасности или настроить среду. Кроме того, Confluence обеспечивает безопасность, соответствие требованиям, производительность и надежность, необходимые для поддержки предприятий, в том числе SLA с гарантированным уровнем доступности, хранение данных на территории США, ЕС, Австралии или Германии, а также сертификаты GDPR, SOC2 и т. д.
Безопасность и защита работы и знаний
Что происходит, когда участники команды уходят из вашей компании? Уходит ли их работа вместе с ними? Confluence защищает проектную работу от потерь, даже если сотрудники покидают компанию. Вы можете создавать права доступа, настраивать элементы управления и назначать роли администраторов.
Анализ и оптимизация производительности
Нельзя управлять тем, что невозможно измерить. В сочетании с Jira Work Management вы можете отслеживать прогресс и активность, а также создавать отчеты, помогающие оптимизировать рабочие и другие процессы проекта.
Управление проектами — двигатель производительности команды. Однако не все решения для управления проектами одинаково удобны. Узнайте, почему более 85 000 компаний используют Confluence.
Project management templates
Persona template
The Persona template helps you create detailed profiles of target customers for marketing and product development, complete with persona names, goals, challenges, and information sources.
Customer journey mapping template
Use this template to understand your customer’s experience with your product, including their emotions and pain points.
Disruptive brainstorming template
This Confluence template will help your teeam generate fresh ideas.
DACI template
Use this DACI template to define each person’s role in the decision-making process and make the right call sooner.
Project poster template
If project briefs and project charters aren’t your cup of tea, try this template for a project poster instead.
Основные преимущества управления проектами
1. Более эффективная совместная работа
Для достижения целей необходимо взаимодействовать с другими людьми, но большинству эффективное сотрудничество дается непросто. Совместная работа осложняется различными стилями общения, разными подходами к организации и многими другими факторами.
Программное обеспечение для управления проектами позволяет командам видеть, над чем работают коллеги, каковы сроки выполнения задач, как индивидуальные задания вписываются в общий процесс работы над проектом, и многое другое. Отсюда вытекает его главное преимущество — более удобная и эффективная совместная работа над проектами.
2. Централизация информации
Команда не поспевает за общением по электронной почте, в чате и комментариях. Информация теряется в разрозненных потоках.
Это лишняя трата времени, что плохо сказывается на проектах. Когда участникам команды необходимо черпать информацию из разрозненных источников, сроки срываются, задания теряются и нарастает путаница.
При использовании ПО для управления проектами все данные по проекту, от сроков и обновлений статуса до отзывов и вопросов, хранятся в одном общедоступном месте. Это позволяет упорядочить взаимодействие, чтобы каждый участник команды мог делиться знаниями и эффективно управлять их распространением.
3. Более эффективное управление заданиями
Чтобы проекты достигали успеха, участники команды должны знать, за какие задания отвечают и к какому сроку их необходимо выполнить.
Проблема в основном связана с неясной зоной ответственности и нечеткими указаниями от менеджеров, но работа в многочисленных приложениях и инструментах только усложняет ситуацию.
Если задание требуется выполнить в одном приложении, а сотрудник большую часть времени проводит в другом, то он просто пропустит важное уведомление. Управление проектами с использованием одного программного обеспечения решает эту проблему, а также позволяет разбить выполнение больших и трудоемких проектов на отдельные шаги и этапы.
Вы сможете собирать задания в одном месте, назначать их компетентным участникам команды с определенным сроком выполнения, а они будут получать об этом уведомления.
4. Единый достоверный источник информации
Программное обеспечение для управления проектами становится главным источником информации, связанной с проектом. Документы, ресурсы, обновления, сроки, протоколы собраний и все остальные данные хранятся в одном месте. (Вот, например, удобный шаблон протокола собрания.) Это гарантирует, что вся необходимая информация доступна, структурирована и ее легко найти. Участники команды могут обнаружить необходимые сведения в кратчайшие сроки.
5. Повышение продуктивности
Сложите эти преимущества — и получите главное из них: команды могут выполнять свою работу быстрее. Намного быстрее.
С программным обеспечением для управления проектами участники команды могут без труда взаимодействовать друг с другом. Они знают, чего от них ждут и что делать дальше. Они могут легко найти нужную им информацию.
Совместная работа, как хорошо смазанный механизм, значительно сокращает потери времени. Доступный в Jira Work Management шаблон для управления проектами с проверенными рабочими процессами помогает командам быстрее приступить к работе, а не начинать каждый новый проект с чистого листа.
Выполнение работы не затягивается, потому что команде предоставлены ресурсы, необходимые для достижения быстрого и качественного результата.
6. Отслеживание прогресса
Завершение проекта — не самоцель. Главное — реализовать проект, соответствующий поставленным задачам, бюджету и срокам.
Эти важные детали легко упустить из виду, когда вы загружены текущей работой над проектом, что и является основной проблемой. Если вы не будете внимательно следить за ограничениями и ожиданиями, то будете вынуждены менять график, перерасходовать бюджет и тратить усилия впустую из-за того, что участникам команды придется переделывать работу, чтобы вернуть проект в нужное русло.
ПО для управления проектами организует работу так, что вам будет проще отслеживать расходы и сроки. Кроме того, вы сможете создавать отчеты для мониторинга прогресса. Это позволит быстро обнаружить проблему, если вы что-то упустили.
Key benefits of project management
Jira Software helps teams successfully plan, track, and deliver top-quality products supported by specialized project management apps for Jira.
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
Источник https://www.atlassian.com/ru/work-management/project-management